Weiterbeschäftigung von Rentnern in SAP HCM

Relevant für die Entgeltabrechnung: Weiterbeschäftigte Rentner*innen

Es liegt quasi auf der Hand: Rentner*innen bringen oft nicht nur passende fachliche Qualifikationen mit, sie greifen zudem auch noch auf ein Leben voller wertvoller (Arbeits-)Erfahrung zurück. Kein Wunder, dass viele Unternehmen qualifizierte Arbeitskräfte daher auch nach Überschreitung des Rentenalters gerne im Betrieb halten wollen.

Unterschiedliche Beschäftigungsformen, ein immer höher werdendes gesetzliches Renteneintrittsalter, … Gerade bei der Anstellung von Rentner*innen müssen wichtige Besonderheiten in der Sozialversicherung und der Entgeltabrechnung beachtet werden. 

In diesem Blogbeitrag wollen wir ein wenig Licht ins Dunkle bringen, was den Umgang mit weiterbeschäftigten Rentner*innen allgemein angeht und später den Fokus auf SAP HCM setzen.

Da es hier Änderungen in den Anforderungen aus dem Pflichtenheft zur Systemuntersuchung gegeben hat, wurde nämlich der Infotyp DEÜV (0020) um zusätzliche Felder zur Plausibilitätsprüfung ergänzt (SAP-Hinweis 3434877). Hierdurch soll die Vollständigkeit und Korrektheit der Informationen zu weiterbeschäftigten Rentner*innen sichergestellt werden. Aber mehr dazu weiter unten im Artikel.

Was gilt für Rentner*innen?

Das gesetzliche Renteneintrittsalter (ursprünglich 65 Jahre) erhöht sich seit 2012 bis 2029 schrittweise jedes Jahr. Für Personen, die 1964 oder später geboren worden sind, liegt es bei 67 Jahren. Nach 35 Jahren Erwerbstätigkeit besteht zwar die Möglichkeit, schon früher in Rente zu gehen, hierbei müssen jedoch Abschläge beachtet werden, die die Rente schmälern. Besondere Regelungen gibt es außerdem für Schwerbehinderte oder bei Erwerbsminderung.

Normalerweise werden Sozialversicherungsbeitrage paritätisch, d. h. zu gleichen Teilen, zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt. Das gilt für die Beiträge zur Krankenversicherung, zur Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung. Rentner*innen, die eine Beschäftigung aufnehmen, erfahren in der Entgeltabrechnung eine besondere Berücksichtigung. Sie sind anders abzurechnen als reguläre Arbeitnehmende.

Ob in Teilzeit, geringfügig beschäftigt oder in Form einer anderen Anstellungsart: Auch Rentner*innen können auf unterschiedliche Art und Weise in einem Betrieb angestellt werden. Wichtig dabei ist nur, dass die besonderen gesundheitlichen Bedürfnisse dieser Gruppe ernstgenommen und berücksichtigt werden.

Weiterbeschäftigte Rentner*innen in der Sozialversicherung

Beschäftigungsverhältnisse, die nur geringfügig ausgeführt werden, sind grundsätzlich sozialversicherungsfrei – Das gilt nicht nur für Rentner*innen, sondern auch allgemein. Geringfügig ist eine Beschäftigung dann, wenn das monatliche Entgelt 556 € nicht überschreitet oder die Beschäftigung für nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr vorgesehen ist.

Anders ist es bei Rentner*innen, die mehr als eine geringfügige Beschäftigung ausüben. In diesem Fall wird der Versicherungsstatus als Rentner*in nämlich verdrängt und sowohl der oder die Rentner*in als auch Sie als Arbeitgeber zahlen Sozialversicherungsbeiträge: 

• Kranken- und Pflegeversicherung
  Da Rentner*innen, die eine Vollrente beziehen, keinen Anspruch auf Krankengeld haben, wird zur Beitragsbemessung der ermäßigte Beitragssatz (+ Zusatzbeitragssatz) der jeweiligen Krankenversicherung herangezogen. Teilrentner*innen haben einen Anspruch auf Krankengeld und zahlen dementsprechend den vollen Beitragssatz (+ Zusatzbeitragssatz und paritätisch aufgeteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer).
• Rentenversicherung
  Regulär zahlen das Unternehmen und der Arbeitnehmende je eine Beitragshälfte für die Rentenversicherung. Das bleibt auch so bei beschäftigten Teilrentner*innen oder Altersrentner*innen, die die Regelaltersgrenze noch nicht erreicht haben (bspw. bei Renteneintritt nach 45 Jahren Erwerbstätigkeit). Nach Erreichen der Regelaltersgrenze zahlt nur noch das Unternehmen seinen Anteil, der oder die Rentner*in ist rentenversicherungsfrei.
• Arbeitslosenversicherung
  Bis zur Regelaltersgrenze zahlen das Unternehmen und der Arbeitnehmende je eine Beitragshälfte für die Arbeitslosenversicherung. Nach Erreichen der Regelaltersgrenze zahlt nur noch das Unternehmen seinen Anteil. Davon ausgenommen sind Personen, die eine Erwerbsminderungsrente beziehen. Diese sind arbeitslosenversicherungsfrei – auch der Arbeitgeber zahlt in diesem Fall keine Beiträge.

Bitte beachten Sie, dass sich hier je nach Beschäftigung und Rentenart individuelle Besonderheiten ergeben, die sich von den oben genannten Angaben unterscheiden können. Kommen Sie im Zweifel gern auf uns zu.

Meldung von weiterbeschäftigten Rentner*innen

Die Beitragsgruppe muss bei Bewilligung der Rente geändert und die jeweilige Person umgemeldet werden. Bei der Meldung von weiterbeschäftigten Rentner*innen müssen grundsätzlich zwei Personengruppen voneinander unterschieden werden.

• Versicherungsfreie Altersvollrentner*innen
  Personen, die nach dem Erreichen der Regelaltersgrenze eine Vollrente wegen Alters aus der gesetzlichen Rentenversicherung erhalten
• Versicherungspflichtige Altersvollrentner*innen (Personengruppe 119)
  Personen, die vor dem Erreichen der Regelaltersgrenze eine Vollrente wegen Alters aus der gesetzlichen Rentenversicherung erhalten oder danach auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichten (Personengruppe 120)

Pflege von weiterbeschäftigte Rentner*innen in SAP

Wenn Sie in Ihrer Entgeltabrechnung SAP HCM nutzen, kommen aktuell wichtige Neuerungen auf Sie zu, aus der sich relevante Handlungsbedarfe für Sie ergeben. Aufgrund geänderter Anforderungen aus dem Pflichtenheft zur Systemuntersuchung wurde der Infotyp DEÜV (0020) um zusätzliche Felder erweitert (SAP-Hinweis 3434877).

Mit diesen neuen Feldern sollen spezifische Angaben zu weiterbeschäftigten Rentner*innen gepflegt und somit sichergestellt werden, dass alle wichtigen Informationen vollständig und korrekt hinterlegt wurden.

Neue Felder im Infotyp DEÜV (0020)

Die ergänzten bzw. angepassten Felder finden Sie unter dem neuen Rahmen Angaben zu weiterbeschäftigten Rentnern im Infotyp DEÜV (0020). Hier eine Übersicht.

Im Folgenden geben wir Ihnen noch weitere Informationen zu den einzelnen Feldern. Diese müssen nur für die Personengruppen 119 versicherungsfreier Altersvollrentner (Versicherungsfreiheit in der RV) und 120 versicherungspflichtiger Altersvollrentner (Verzicht auf Versicherungsfreit in der RV) gepflegt werden:

Angaben zur Rente:

• Rentenart:
  Neben dem bereits vorhandenen Eintrag Erwerbsminderungsrente (EM) sind nun weitere Eingaben möglich:
   
  • Altersteilrente (1T)
  • Altersvollrente (1V)
  • Teilversorgung nach beamtenrechtlichen/berufsständischen Vorschriften oder Grundsätzen wegen Erreichens einer Altersgrenze (2T)
  • Vollversorgung nach beamtenrechtlichen/berufsständischen Vorschriften oder Grundsätzen wegen Erreichens einer Altersgrenze (2V)
    
    [Hinweis: Die bisher geltenden Angaben, z. B. AV sind nicht mehr gültig und müssen daher ebenfalls auf die neuen Werte möglichst ab 2025 geändert werden]
     
• Beginn der Rente
   
• Regelaltersgrenze erreicht am:
  Anzeigefeld, ermittelt aus dem Geburtsdatum aus Infotyp Daten zur Person (0002)
   
• Besonderheit Rentenart:
  • ausländische Altersvollrente, gleichgestellt zur deutschen Altersvollrente (01)
  • ausländische Altersvollrente, nicht gleichgestellt zur deutschen Altersvollrente (02)

Angaben zum Verzicht auf RV-Freiheit

• Verzicht RV-Freiheit
• Erklärung vorgelegt am

Für die Inhalte der neuen Felder werden bei der Erfassung, bei Änderung und innerhalb der Abrechnung umfassende Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, die sicherstellen sollen, dass die gepflegten Daten und Kombinationen für den Beitragsgruppenschlüssel (Infotyp Sozialversicherung), den Personengruppenschlüssel (Infotyp DEÜV) und die Regelaltersgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung (ermittelt anhand des Geburtsdatums im Infotyp Daten zur Person) plausibel sind. 

Zur Durchführung der Konsistenzprüfungen müssen diese Felder in neuen und bestehenden Sätzen des Infotyps DEÜV (0020) gepflegt werden. Die Stammdatenprüfungen werden bei der Pflege des Infotyps DEÜV (0020) für alle Datensätze mit Gültigkeitsdatum ab dem 01.01.2024 durchgeführt. Die Prüfungen in der Abrechnung werden für Abrechnungsperioden ab 01.01.2025 durchgeführt. Für die ersten sechs Monate werden nur Warnungen ausgegeben (mehr Infos).

Bitte beachten: Diese Warnmeldungen ändern sich ab Juli 2025 in Fehler und führen somit zum Abbruch der Abrechnung.

Die Stammdaten von weiterbeschäftigten Rentnern müssen daher spätestens vor der Juli-Abrechnung 2025 angepasst werden. Es müssen alle Angaben gemacht werden.

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