Ab dem 01.01.2026 werden die Beitragsdaten der privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV/PV) in das ELStAM-Verfahren integriert. Damit entfällt die bisherige Papierbescheinigung, die Versicherte ihrem Arbeitgeber vorlegen mussten.

In das ELStAM-Verfahren werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale aufgenommen:

  • Die Beitragshöhe für den steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung.
  • Die Höhe des Basisbeitrags, die bei der Lohnsteuer als Sonderausgaben (Minderung des zu versteuernden Einkommens) angerechnet werden kann.

Neben den PKV-Daten des Arbeitnehmers werden auch die Beiträge von nicht erwerbstätigen Mitversicherten sowie mitversicherten Kindern berücksichtigt.

Ab 2026 übermitteln die verschiedenen Versicherungsunternehmen dem BZSt die PKV-Daten. Nach § 39 Absatz 4a EStG sind alle Versicherungsunternehmen, die eine Kranken- oder Pflegevollversicherung im Inland anbieten und der Aufsicht durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterstehen, verpflichtet, diese Daten mitzuteilen. Das BZSt überprüft die übermittelten Daten und nimmt diese danach in die Lohnsteuerabzugsmerkmale auf. Arbeitgeber erhalten diese dann über das bisherige ELStAM-Verfahren über die Monatslisten.

Technische Anpassungen in SAP

Damit die PKV-Daten über das ELStAM-Verfahren an SAP übermittelt werden können, sind einige technische Anpassungen notwendig. Die technische Schnittstelle wird am 11.11.2025 um 18:00 Uhr auf die neue ERiC-Version 42 umgestellt. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle ELStAM-Meldungen über die neue Schnittstelle übermittelt werden. Neben dem Update der Middleware muss auch eine Anpassung im HR-System vorgenommen werden (siehe SAP-Hinweis 3626200). Ab diesem Zeitpunkt werden ELStAM-Meldungen, die mit der alten Schnittstelle erzeugt wurden, abgelehnt.

Bitte achten Sie daher auf bereits erzeugte Meldungen (z. B. aufgrund eines bereits hinterlegten Austritts), die aber aufgrund des in der Zukunft liegenden Gültigkeitszeitpunkts noch nicht übermittelt werden können oder auf Quarantänemeldungen. Um Meldungen, die abgelehnt werden könnten, zu identifizieren, können Sie wie folgt vorgehen:

  • Öffnen Sie über Report RPCE2ZD0 die Verwaltung der ELStAM-Meldungen.
  • Hier können Sie einsehen, ob es noch nicht übertragene Meldungen (Status neu oder gesammelt) gibt.

Es wird generell empfohlen, den ELStAM-Ausgangsprozess am 11.11.2025 nicht durchzuführen (siehe SAP-Hinweis 3626200).

Bereitstellung der PKV-Daten

Mit den Monatslisten für den Monat November 2025, die Anfang Dezember zur Verfügung gestellt werden, werden erstmalig die PKV-Meldungen mit Gültigkeit ab 01.01.2026 durch ELStAM bereitgestellt. Diese Daten sind für das gesamte Kalenderjahr gültig.

Damit das Abrechnungssystem die nötigen Voraussetzungen für die Aufnahme der PKV-Daten erfüllt, wurde der ELStAM-Datensatz um einen eigenen Datensatz für die PKV-Daten erweitert. Berücksichtigt werden können so auch von ELStAM-Daten abweichende Gültigkeitszeiträume der PKV-Daten.

Der Datensatz für die PKV-Daten umfasst folgende Inhalte:

  • Beitragshöhe des steuer- und SV-freien Arbeitgeberzuschusses zur privaten Krankenversicherung (KV_ZUSCHUSS)
  • Höhe des Basistarifs der privaten Krankenversicherung, der zur Verminderung des Einkommens bei der Lohnsteuer angerechnet werden kann (KV_VORSORGE)
  • Beitragshöhe des steuer- und SV-freien Arbeitgeberzuschusses zur privaten Pflegeversicherung (PV_ZUSCHUSS)
  • Höhe des Basistarifs der privaten Pflegeversicherung, der zur Verminderung des Einkommens bei der Lohnsteuer angerechnet werden kann (PV_VORSORGE)

Verarbeitung in SAP

Im Allgemeinen ändert sich der Ablauf des ELStAM-Verfahrens in SAP nicht. Die bekannten An-, Ab- und Ummeldungen von Mitarbeitern erfolgen weiterhin wie gewohnt. Es werden dem Arbeitgeber durch die Aufnahme der PKV-Daten ab jetzt mehr Lohnsteuerabzugsmerkmale gemeldet. Die zusätzlichen Daten werden aber nicht in den Infotyp Steuerdaten D (0012) aufgenommen, sondern im Infotyp SV-Zusatzversicherung D (0079) verarbeitet.

Dazu wurde in SAP eine Anpassung am Report für die Zuordnung der ELStAM-Eingangsmeldungen (RPCE2SD0_IN) vorgenommen und ein neuer Report zur Verarbeitung der PKV-Daten (RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS) ausgeliefert. Neben der Zuordnung der bisher bekannten ELStAM-Daten berücksichtigt der Report RPCE2SD0_IN nun zusätzlich die PKV-Daten und ordnet diese der relevanten Personalnummer zu. Die PKV-Daten werden dann über den Report RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS verarbeitet. Dadurch werden die PKV-Daten in den Infotyp SV-Zusatzvers. D (0079) mit den Subtypen Krankenversicherung (1) und Pflegeversicherung (4) übernommen.

Zudem gibt es eine neue Sachbearbeiterliste für diese Daten (Report RP_PAYDE_E2_PKV_LIST).

Die betroffenen Reports finden Sie im SAP-Menü wie folgt:

SAP-Menü

  • Abrechnung
    • Folgeaktivitäten
      • Pro Abrechnungsperiode
        • Auswertung
          • Sozialversicherung
          • DEÜV
          • UV-Meldeverfahren
          • Steuer
            • Lohnsteueranmeldung
            • Lohnsteuerdaten für den Mitarbeiter
            • ELStAM-Verfahren
              • Ausgangsmeldungen
              • Eingangsmeldungen
                • PCO0_M01_CE2AD0_IN – Eingangsmeldungen abholen (Clearingstelle)
                • PCO0_M01_CE25D0_IN – Eingangsmeldungen zuordnen
                • PCO0_M01_CE2VD0_IN – Eingangsmeldungen verarbeiten (Aktualisierung Stammdaten)
                • PCO0_M01_CE2LD0 – Meldungen anzeigen
                • HRPAYDEE2PKV_PROCESS – ELStAM-PKV: Meldungsverarbeiter
              • Hilfsprogramme
                • PCO0_M01_CE2LD0_TODO – Aufgabenliste bearbeiten
                • HRPAYDEE2PKV_LIST – ELStAM-PKV: Sachbearbeiterliste
                • PCO0_M01_LE2AD0 – Fehlende IdNr prüfen
                • PCO0_M01_UE2PD0 – Lohnsteuermerkmale prüfen
                • PCO0_M01_CE2ZD0 – Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen
                • PCO0_M01_UE2ED0 – Checktool zur Prüfung der Meldedaten

Besonderheiten bei der automatischen Verarbeitung

Sollte im Infotyp 0079 bereits ein Datensatz für den in der Meldung übermittelten Zeitraum vorhanden sein, in dem das Feld Selbstzahler nicht gesetzt, das Feld Beitragsaufteilung nicht initial oder das Feld Sonderregeln Zusatzversicherungen nicht initial ist, erfolgt keine automatische Verarbeitung der Daten.

Eine automatische Verarbeitung bleibt ebenfalls aus, wenn es mehrere Einträge zu einem Versicherungszweig gibt (dies kann im Customizing übersteuert werden). Weiterhin muss im betroffenen Zeitraum ein Datensatz mit dem sekundären SV-Attribut 20 (Private KV) im Infotyp Sozialversicherung D (0013) vorhanden sein, damit die Daten automatisiert verarbeitet werden können (Ausnahme Beamte).

Nicht automatisiert verarbeitbare Eingangsmeldungen erscheinen in der Sachbearbeiterliste als Prüffall und müssen dort bearbeitet werden. Bitte prüfen Sie die Sachbearbeiterliste daher regelmäßig.

Der Report RP_PAYDE_E2_PKV_PROCESS_NOTIFS ist ab Dezember 2025 regelmäßig auszuführen bzw. einzuplanen, da ab diesem Zeitpunkt Rückmeldungen zu den PKV-Daten erfolgen.

Neue Felder und Customizing

Durch die Aufnahme der PKV-Daten in das ELStAM-Verfahren ist zukünftig im Infotyp SV-Zusatzvers. D (0079) das Feld Sperre gegen Update durch ELStAM vorhanden. Dies betrifft Datensätze mit einer Gültigkeit ab dem 01.01.2026. Sollte dieses Feld markiert werden, wird auf Personalnummernebene verhindert, dass über ELStAM gemeldete PKV-Daten die Daten im Infotyp 0079 überschreiben.

Das Feld Änderung ELStAM ist wie im Infotyp Steuerdaten D (0012) nicht pflegbar und wird gesetzt, wenn der Report zur Verarbeitung der PKV-Daten produktiv ausgeführt wird.

Hinsichtlich des Customizings ist die neue Teilapplikation ELStAM: Meldungen für Privatversicherte (E2PV) relevant, über die unter anderem weitere Steuerungsmöglichkeiten bei der Verarbeitung der Eingangsmeldungen vorgegeben werden können:

  • Da nur Werte und keine Angaben zur privaten Kranken- und Pflegeversicherungsinstituten gemeldet werden, ist die Angabe eines Dummy-Instituts ausreichend. Ein solches wird benötigt, da das Feld im Infotyp 0079 ein Pflichtfeld ist.
  • Über das Ankreuzfeld Meldungsdaten bis Highdate anlegen haben Sie die Möglichkeit, die gemeldeten PKV-Daten direkt bis zum 31.12.9999 anlegen zu lassen. Ist dieses Feld nicht markiert, so werden nur die in der ELStAM-Meldung enthaltenen Zeiträume im Infotyp 0079 angelegt bzw. aktualisiert.
  • Sollten mehrere Datensätze mit Zusatzversicherungen für eine Versicherungsart im Infotyp 0079 gepflegt sein und ein Haken beim Feld Infotyp SV-Zus.(0079) mit mehreren Zeilen aktualisieren gesetzt sein, so erfolgt eine automatische Verarbeitung der PKV-Daten. Ist diese Möglichkeit nicht markiert, wird eine Warnung ausgegeben und der Infotyp 0079 nicht automatisch aktualisiert. In diesem Fall muss die Anpassung manuell erfolgen.
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