Verification of Payee (VoP)
Ab dem 09. Oktober 2025 tritt die EU-Verordnung 2024/886 in Kraft. Damit wird die sogenannte Verification of Payee (VoP) im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) verpflichtend.
Das bedeutet: Vor jeder Überweisung wird künftig geprüft, ob der angegebene Empfängername mit der verwendeten IBAN übereinstimmt. Ziel ist es, Fehlüberweisungen zu vermeiden, Rückläufer zu reduzieren und das Risiko von Betrug zu senken.
Wie läuft die Empfängerprüfung ab?
Die Prüfung erfolgt direkt nach dem Einreichen einer SEPA-Überweisung und dauert nur wenige Sekunden. Die Bank gibt das Ergebnis in Form eines Ampelsystems zurück:
- Grün (Match): Die Daten stimmen überein.
- Gelb (Close-Match): Kleinere Abweichungen liegen vor.
- Rot (No-Match): Keine Übereinstimmung.
Der Zahlende entscheidet dann selbst, ob die Überweisung trotz möglicher Abweichungen ausgeführt oder storniert wird.
Wichtig für Unternehmen: Die Haftungsregeln unterscheiden sich je nach Ergebnis:
- Bei einem Match haftet die Bank für Fehlüberweisungen.
- Bei Zahlungen trotz Close-Match oder No-Match haftet der Zahlende – also zum Beispiel der Arbeitgeber.
Folgen für Lohn- und Gehaltszahlungen
Besonders relevant wird die Neuerung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Denn schon kleine Abweichungen im Namen – etwa Tippfehler, Namensänderungen oder unterschiedliche Schreibweisen – können zu einem Close-Match oder sogar No-Match führen.
Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss dann entscheiden, ob die Zahlung freigegeben wird oder nicht. Fehlerhafte Überweisungen trotz Warnung gehen zu Lasten des Arbeitgebers.
Sammelüberweisungen: eine besondere Herausforderung
In der Praxis werden Löhne und Gehälter häufig als Massenzahlungen über eine SEPA-Datei angewiesen. Hier kommt es zu einer Besonderheit:
- Enthält die Datei mehrere Überweisungen, kann sie nur komplett freigegeben oder komplett storniert werden.
- Selbst wenn nur ein einziger Mitarbeitender ein Close-Match oder No-Match auslöst, betrifft das die gesamte Sammelüberweisung.
Um Verzögerungen zu vermeiden, bieten Banken Firmenkunden ein Opt-out-Recht an. Dadurch können Sammelüberweisungen von der Prüfung ausgenommen werden.
Allerdings tragen Unternehmen in diesem Fall die volle Haftung.
Die Umsetzung ist nicht einheitlich: Manche Banken verlangen eine aktive Vereinbarung, bei anderen erfolgt der Ausschluss von Firmenkunden automatisch.
Welche Schritte sollten Arbeitgeber jetzt gehen?
Damit die Umstellung reibungslos funktioniert, empfehlen wir:
- Abstimmung mit Buchhaltung und Bank
Klären Sie, wie Ihre Bank die Empfängerprüfung handhabt und ob Sie ein Opt-out aktiv beantragen müssen. - Interne Prozesse prüfen
Stellen Sie sicher, dass Abweichungen – insbesondere Close-Matches – schnell bewertet und bearbeitet werden können. - Stammdaten kontrollieren
Achten Sie darauf, dass die bei der Bank hinterlegten Kontoinhabernamen exakt mit den Daten in Ihrem Abrechnungssystem übereinstimmen.
Bedenken Sie auch, dass im Rahmen der Gehaltsabrechnung Einzelüberweisungen entstehen können, z. B. für Vorschüsse oder Rückläufer.
Nicht nur Gehälter betroffen
Die VoP-Prüfung gilt für alle Arten von Überweisungen, darunter:
- Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
- Betriebliche Altersvorsorge (BAV)
- Pfändungen
- Sozialversicherungsbeiträge
- Lohnsteuerzahlungen
- Beiträge zu Berufsgenossenschaften
- Auslagen- und Rückerstattungen
Nur wenn die Empfängerdaten korrekt sind, wird die Überweisung problemlos durchgehen.
Unser Fazit
Die Einführung der Verification of Payee ist ein wichtiger Schritt für mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr. Gleichzeitig bringt sie für Unternehmen, insbesondere im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, neue Herausforderungen mit sich.
Eine sorgfältige Pflege der Stammdaten sowie eine enge Abstimmung mit Ihrer Bank sind entscheidend, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.
Wir, die OEDIV HR Services, unterstützen Sie gerne bei der Anpassung Ihrer Prozesse und bei allen Fragen rund um VoP.
