Die Digitalisierung im HR- und Payroll-Umfeld nimmt stetig zu. Insbesondere im Kontext der Betriebsprüfungen stehen Unternehmen vor einem grundlegenden Wandel: Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) sowie der verpflichtenden Digitalisierung der Entgeltunterlagen werden bestehende Prozesse maßgeblich beeinflusst.
Doch was bedeutet dies konkret für Unternehmen und welche Maßnahmen sollten bestenfalls ergriffen werden?
Die euBP als neuer Standard der Betriebsprüfung
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) hat sich in den vergangenen Jahren vom optionalen Verfahren hin zum Standard entwickelt. Seit 2023 ist die elektronische Übermittlung von Entgeltunterlangen an die Deutsche Rentenversicherung verpflichtend. Allerdings besteht bis zum 31. Dezember 2026 noch die Möglichkeit, auf Antrag von der Teilnahme an der euBP befreit zu werden.
Ab dem 1. Januar 2027 entfallen sämtlichen Übergangs- und Befreiungsregelungen. Für Unternehmen bedeutet das folgendes:
Die digitale Übermittlung von Entgelt- sowie Personalunterlagen an die Deutsche Rentenversicherung. Dabei müssen die Vollständigkeit, Korrektheit und das passende Format eingehalten werden. Im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung müssen folgende Daten enthalten sein:
- Stamm- und Lohndaten der Mitarbeitenden
- Beitragsnachweise sowie SV-Meldungen
- Summen- und Saldenlisten relevanter Sachkonten aus der Finanzbuchhaltung
Digitale Entgeltunterlagen: Verpflichtend ab 2027
Parallel zur Verpflichtung der euBP werden auch die Anforderungen an die Führung von Entgeltunterlagen verschärft. Auf Basis der Beitragsverfahrensordnung gilt ab dem 1. Januar 2027 für bestimmte Entgeltunterlagen, dass diese digital geführt und revisionssicher aufbewahrt werden.
Anforderungen an digitale Entgeltunterlagen
Für die Praxis ergeben sich daraus klare Anforderungen an die Umsetzung:
Revisionssicherheit: Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Dokumente, sodass diese jederzeit prüfbar, unveränderbar und vollständig verfügbar sind.
Format: Übliche Formate wie PDF-Dateien oder Bildformate sind zulässig.
Maschinelle Auswertbarkeit: Zur digitalen Betriebsprüfung bedarf es standardisierte Entgeltunterlagen, die in einer elektronisch prüffähigen Form vorliegen sowie nahtlos aus HR-, Payroll- oder Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können.
Einzeldokumente: Jedes Dokument sollte als separate Datei abgespeichert werden (Bspw. Keine unsauberen Scans mit mehreren Dokumenten ohne Trennung).
Handlungsempfehlungen & Praxistipps:
Die Übergangsphase bis Ende 2026 bietet Unternehmen, die Möglichkeit, ihre HR- und Payroll-Prozesse gezielt auf die kommenden Änderungen auszurichten. Um Risiken zu vermeiden, sollten frühzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden.
Transparente Aufarbeitung: Bestandsaufnahme der bestehenden Prozesse und Systeme. Überprüfung welche Entgeltunterlagen eventuell nicht digital beziehungsweise noch in Papierform vorliegen.
Systeme und Schnittstellen vorbereiten: Bestehende Systeme sollten hinsichtlich ihrer Konformität überprüft werden und Lösungen frühzeitig implementiert werden.
Prozesse standardisieren und Medienbrüche vermeiden: Zugrunde liegende Prozesse sollten angepasst werden, sodass idealerweise durchgängig digitale Workflows etabliert und manuelle Zwischenschritte (insbesondere papierbasierte Ablagen) konsequent vermieden werden.
Einbindung der Mitarbeiter: Neben den technischen Voraussetzungen spielen auch die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Daher sollten diese frühzeitig über die neuen Anforderungen informiert und im Umgang mit den digitalen Lösungen geschult werden.
